Prvi razgovor s vlasnikom prostora obično traje dvadesetak minuta i često se pretvori u niz pitanja na koja ni jedna strana nije spremna. Ako unaprijed znate što nosite sa sobom, dogovor se skrati, a vi ne izlazite iz razgovora s osjećajem da ste propustili nešto važno.
Popis ljudi i njihovih stvarnih potreba
Prije nego što uopće otvorite profil nekog prostora, zapišite koliko ljudi radi u vašem timu i koliko ih dolazi svaki dan, a koliko povremeno. Ured za četiri osobe koje rade puno radno vrijeme i ured za dvoje stalnih plus troje vanjskih suradnika ne traže isti tlocrt. Vlasniku je to prvo pitanje, jer o tome ovisi broj stolova, broj stolica u sobi za sastanke i raspored prolaza.
Uz broj ljudi, korisno je navesti i tko od njih prima klijente u prostoru. Ako netko vodi sastanke svaki tjedan, trebat će vam mirnija soba ili barem odvojen kutak. Ako svi rade za računalom i komuniciraju preko poziva, dovoljan je otvoreni prostor s dobrom akustikom.
Oprema koju već imate i ono što tražite
Nemojte pretpostavljati da prostor dolazi s monitorima, printerom ili policama. Napravite dvije kratke liste: što donosite sa sobom i što mora biti na mjestu. Kod manjih obrta i studija to su obično skener, ploter ili veći stol za materijal. Kod freelancera je to najčešće samo stabilna veza i mjesto za laptop.
Ako radite s klijentima koji dolaze k vama, provjerite postoji li čekaonica ili barem stolica kod ulaza. Sitnice poput ovih lako se previde, a kasnije postanu svakodnevna smetnja.
Tjedni raspored i vrijeme kada vam prostor treba
Većina vlasnika na profilu objavljuje tjedni raspored zauzetosti soba. Pogledajte ga prije razgovora i zapišite koji vam termini odgovaraju, a koji nikako ne dolaze u obzir. Ako radite od kuće dva dana u tjednu, nemojte tražiti mjesto za pet dana. Ako imate jutarnje sastanke s klijentima iz inozemstva, provjerite otvara li se zgrada dovoljno rano.
Ovo je i trenutak da razmislite o duljini najma. Probni mjesec, tromjesečje ili godina dana mijenjaju uvjete koje ćete dobiti, pa je bolje da to pitanje postavite odmah nego na drugom sastanku.
Pitanja o zgradi i susjedstvu
Uvjeti korištenja koje vlasnici navode na profilu obično pokrivaju buku, posjete i zajedničke prostorije, ali ne i sve. Pitajte o parkingu, pristupu za dostavu i načinu na koji se dogovaraju popravci. Ako u zgradi radi još nekoliko obrta, provjerite dijeli li se internet ili struja preko zajedničkog brojila.
Za timove koji često primaju pošiljke, važno je znati prima li ih netko na recepciji ili ih morate preuzimati sami. To su detalji koji ne odlučuju o najmu, ali utječu na to kako će vam izgledati radni tjedan.
Što poslati prije razgovora
Kratka poruka s tri stavke dovoljna je da vlasnik zna s kim razgovara: broj ljudi i način rada, oprema koju tražite i okvirni termin početka najma. Ako imate tlocrt ili skicu vlastitog rasporeda, pošaljite i to. Vlasnici prostora koji ručno uređuju svoje profile cijene upite koji su već na startu konkretni.
Kada razgovor završi, zapišite što ste dogovorili i što još treba provjeriti. Tako izbjegavate ponavljanje istih pitanja na drugom sastanku i lakše uspoređujete dva ili tri prostora koja ste obišli.
Ako tek počinjete tražiti, korisno je prvo pogledati pregled usluga i formata prostora na platformi, a zatim otvoriti profile koji odgovaraju vašem tjednu.